1年以上テレワークを続けてみてわかった、コミュニケーションのむずかしさ。みんなはどんな工夫をしている？

シナジーマーケティングで在宅勤務がスタートしてから、早1年。2021年2月時点での出社率は大阪オフィス10.5％、東京オフィス6％と、ほぼ全員が在宅勤務をしている状態です。

この状況でも表面上は滞りなく業務が進んでいますが、社員が何を感じているのか…業務上のやりとりからは、なかなかわかりません。しかも、オフィスで顔を合わせていないとなれば、なおさらです。

シナジーマーケティングでは在宅勤務関するアンケートを定期的に行っており、前回の記事では「業務への影響や質」の1年を通した変化について取り上げました。そして最新のアンケート(※)では、コミュニケーションについて聞いてみました。

1年以上、在宅勤務に取り組んできたからこそ見えてきた課題、また、社員一人ひとりの工夫など、ぜひ参考にしていただければと思います。

※調査は2021年5月13日〜5月20日に実施（回答数：138）

在宅勤務でのコミュニケーションはまだまだ試行錯誤中…！

まずは、コミュニケーションの量についての質問から。個人、組織・チームそれぞれでコミュニケーションが足りているか？　という問いに対しては、以下のような結果になりました（図1、図2）。

個人として、チーム・組織として、どちらも「十分足りている・足りている」が「足りていない・全く足りていない」を若干、上回ってはいるものの、半々に近い状態です。

コミュニケーションが足りていない理由としては主に、

・気軽に話しかけられない
・チーム・組織を超えたコミュニケーションが取りづらい
・得られる情報量が減った
・新入社員との接点がない

など、同じ空間にいないことによるコミュニケーションのむずかしさを感じているという意見が多い中で、

・毎朝、15分程度の朝会やミーティングをしている
・雑談の時間を設けている（雑談の時間＝お茶会と呼んでるチームもあります）
・Slackで困ったことを相談できるチャンネルをつくっている

といった形で、個人・チームとして工夫をしているという回答が得られました。

どのくらいのコミュニケーションが十分だと感じるかは個人差がありますが、個人が仕事を楽しみ、チームとしての一体感を感じられるような環境づくりを会社としてもサポートできるように、さまざまな企画をすすめています。

チャットでのコミュニケーションにも慣れてきた！？

続いて、業務での得意なコミュニケーション方法について聞いたところ（図3）、予想通り、対面やオンライン会議など、顔を見て話す方法が1位、2位という結果に。なんだかんだで、話しちゃった方が早い、わかりやすいですよね。

一方で、チャット(3位)と答えた人は電話(4位)を大きく上回りました。

もとより大阪・東京の両本社制をとり、同じ部署で東西にメンバーまたがっていることが当たり前のシナジーマーケティングでしたが、ほとんどの社員が離れた場所で働く状況が続く中で、相手の時間に割り込まずにお互いのペースでコミュニケーションを行うやり方が更に浸透してきたということができるでしょう。

チャット＝テキストでのコミュニケーションで感じている課題とそれぞれの工夫についてはこちらです。

＜課題＞
・冷たく感じられたり、きつく受け取られてしまいそう
・業務時間外のチャットは、返答のタイミングに困ってしまう
・話せば一言で済むことも、文章だと長くなってしまう
・急ぎの確認をしづらい（対面と違い、すぐに返答やリアクションがないこともある）

＜工夫＞
・顔文字や絵文字を使ったり、オーバーリアクションをするなど、感情を伝える
・5W1Hを明確にするなど、シンプルにわかりやすく伝える
・文章にすると長くなりそう、伝わりにくそうな場合は、電話やオンラインで話す
・雑談を挟んだり、相手のコメントに反応する
・退勤後にきたチャットは、明日確認して返信すると割り切る

こうして見ると、一緒の空間にいない＝顔が見えない＝感情や状況がわからないことが、コミュニケーションの難しさの大きな要因になっているようです。

この課題に対して、あえて事務的にしたり（でも後で、電話などでフォローする）、明るい感情が伝わるようにしたり。人によってやり方は違えど、気持ちよくやりとりするために、工夫を凝らすのは素敵なことですよね。

やっぱり…雑談もしたい！

コミュニケーションが足りている、足りていない、どちらにせよ、在宅勤務ではコミュニケーションの相手や内容に変化が起きているはずです。そこでアンケートでは（業務時間を使って）誰と、どのような話をしてみたいかを聞いてみました。

「誰と」については、特定の対象者を挙げていない人が多かった一方で、「どのような話をしてみたいか」の部分については、雑談や世間話をしたいという回答が多数を占めていました。

回答から類推すると、以下の理由から雑談がしにくくなっているようです。

①社内でばったり会って話す、のような機会が、オンラインだと作りづらい
②オンライン会議を設定してまで話すほどのものではない
③テキストで雑談をするのはなんか違う（と感じる）
④メンバーそれぞれの状況や仕事の状況が見えず、話のきっかけが見つけづらい

雑談はコミュニケーションを円滑にするという意味だけでなく、相手のことを知ったり、新しいアイデアが生まれるなど、さまざまな効果があります。社内では、もっと雑談の機会を増やせるような取り組みを、会社全体と各部署からの草の根活動の両面から試行錯誤中です。

在宅勤務で家庭円満＆プライベート充実！

コミュニケーションの変化について「在宅勤務になってコミュニケーションが増えた人は誰か」を聞いてみました（図4）。

家にいる時間が増えたことで、やはり「妻・夫・パートナー」「子ども」「両親」など家族とコミュニケーションする時間が増えた人が多いですね。

具体的には、

・ランチ、夕食を家族と一緒に取れるようになった
・妻や夫と仕事の話ができるようになった
・通勤がなくなって、子どもが学校や保育園から帰ってきたときや寝る前まで一緒に過ごせる
・東京と大阪（オフィス）の垣根がなくなり、オンライン飲み会などでコミュニケーションする機会が増えた
・同僚とはこれまでオフィスで雑談をしていたが、休憩時間や業務時間外に・プライベートな話をするようになった
・実家に顔を出す機会が増えた

といった感じで、おおむね良い変化となっているようです。

また、コミュニケーションの方法についても、

・両親や祖父母にテレビ電話の使い方を教えてあげて、定期的に会話している
・LINEでのやりとりが増えた
・SNSでオンライン配信をするようになった
・週1日の電話から週5日の電話など、頻度が増えた
・LINEグループで友人や同期の社員と雑談をしている

など、これまでは、直接会って or 電話で話すだけだったのが、家族ともチャットやテレビ電話を使ったり、頻度が増えるなど、こちらも良い変化が起きているようです。

以上、1年以上のテレワークが続くシナジーマーケティングでの”コミュニケーション”に関するレポートをお届けしました。

シナジーマーケティングでは、仕事もプライベートも充実させられる環境をつくるために、これからもさまざまな取り組みを続けていきます。みなさんも理想のキャリアや働き方を実現してみませんか？

（取材／編集：経営推進部 ブランドマネジメントチーム）